Vedtægter

Vedtægter for Fantastica – Frederikshavn Rollespilsforening

1. Foreningen:

Stk. 1: Foreningens navn er: Fantastica – Frederikshavn Rollespilsforening.
Stk. 2: Foreningen er hjemmehørende i Frederikshavn Kommune.

2. Foreningens formål:

Stk. 1: Foreningen har til formål at give børn og unge med interesse for: bordrollespillere, kortspillere, figurspillere og brætspiller, et fælles sted at mødes. Det er yderligere et vigtigt mål at give børn og unge mulighed for kammeratligt samvær i deres fritid og derved styrke deres evne og lyst til at deltage i det forpligtende fællesskab. Tillige vil foreningen søge at hjælpe medlemmerne til at udvikle deres sociale og kognitive kompetencer, f.eks. gennem kurser, turneringer og andre rollespilsaktiviteter.

3. Medlemmer:

Stk. 1: Om medlem optages enhver, som indbetaler det fastsatte kontingent, og som er villig til at overholde de nærværende vedtægter.
Stk. 2: Ikke-medlemmer kan deltage i foreningens aktiviteter i en prøveperiode på 30 dage før medlemskab. Tuneringer er ikke en del af prøveperiode.
Stk. 3: Ikke-medlemmer kan deltage i tuneringer, mod at betale et deltagerbeløb.

4. Kontingent og økonomi:

Stk. 1: Midler til foreningens drift kommer dels fra kontingent fra medlemmerne og dels fra foreningens særlige arrangementer (weekend-arrangementer og turneringer). Derudover kan der søges om tilskud fra kommunen og andre tilgængelige fonde og legater.
Stk. 2: Medlemskontingentet fastlægges af generalforsamlingen for et år frem i tiden.
Stk. 3: Et medlem, der ikke har betalt sit kontingent betragtes som udmeldt og slettes som medlem.
Stk. 4: Udmeldelse af foreningen skal ske skriftligt til bestyrelsen. Medlemskabet ophører øjeblikkeligt eller når kontingent perioden udløber, alt efter medlemmets ønske. Der vil ikke blive tilbagebetalt kontingent eller anden form for godtgørelse.

5. Eksklusion

Stk. 1: Bestyrelsen kan på et hvert bestyrelses møde, med skriftlig begrundelse, ekskludere et medlem hvis flertallet stemmer herfor. Forinden bestyrelsen træffer sin beslutning, skal medlemmer høres.
Stk. 2: Eksklusionen skal meddeles medlemmet skriftligt og kan af medlemmet kræves prøvet på den næste generalforsamling. Medlemmet er dog ekskluderet indtil afholdelsen af denne og der vil ikke blive refunderet indbetalt kontingent.

6. Kompetence og stemmeret

Stk. 1: Generalforsamlingen er den højeste myndighed i foreningen.
Stk. 2: Kun medlemmer med gyldig medlemskvittering har stemmeret.

7. Ordinær generalforsamling

Stk. 1: Der afholdes ordinær generalforsamling februar eller marts måned.
Stk. 2: Indkaldelse til generalforsamlingen skal ske skriftligt til medlemmerne senest 4 uger før afholdelse. Indkaldelsen skal indeholde en foreløbig dagsorden, og en kopi af gældende vedtægter.
Stk. 3: Ønskes et emne optaget på dagsordenen for en ordinær generalforsamling, må en skriftlig og motiveret anmodning tilstilles bestyrelsen senest 3 uger før afholdelsen af generalforsamlingen.
Stk. 4: Regnskab og budget skal udsendes til medlemmerne senest 14 dage før generalforsamlingen.

8. Generalforsamlingens dagsorden

Stk. 1: Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
Valg af dirigent og referent.
Valg af stemmeudvalg
Formandens beretning fremlægges til godkendelse
Fremlæggelse af regnskab til godkendelse
Fremlæggelse af budget og forslag til kontingent til godkendelse
Indkomne forslag
Valg af formand og kasserer
Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
Eventuelt.

9. Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling afholdes enten efter beslutning af den ordinære generalforsamling, bestyrelsen eller efter begæring af mindst 1/5 af foreningens medlemmer. Forlangender i så henseende må afgives skriftligt og motiveret med angivelse af de forslag, der ønskes behandlet.
Stk. 2: Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med mindst 1 uges varsel og
foretages af bestyrelsen senest 3 uger efter modtagelsen af det skriftlige forlangende desangående. Den skriftlige indkaldelse skal indeholde punkterne fra anmodningen på en specificeret dagsorden. Bekendtgørelsen sker ved skriftlige meddelelse til det enkelte medlem.

10. Generalforsamlings forhandlinger

Stk. 1: Forhandlingerne ledes af en på generalforsamlingen valgt dirigent. Afgørelse af alle formelle spørgsmål vedrørende forhandlingerne tilkommer dirigenten. Over forhandlingerne føres et referat, der underskrives af dirigenten og formanden.
Stk. 2: På generalforsamlingen kan der kun træffes afgørelse i spørgsmål, der er optaget på dagsordenen.
Stk. 3: Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uden hensyn til de fremmødtes antal. Såfremt blot et medlem begærer det, skal afstemningen ske skriftligt.
Stk. 4: Ved stemmeopgørelse er det forslag vedtaget eller den kandidat valgt, som har opnået højest stemmeantal.

11. Valg af bestyrelse

Stk. 1: Foreningen ledes mellem generalforsamlingerne af en bestyrelse bestående af formand, næstformand, kasserer og øvrige bestyrelsesmedlemmer, således at bestyrelsens medlemmer udgør minimum 3 personer. Alle bestyrelsesmedlemmer skal være medlem af foreningen.
Stk. 2: Formanden og kassereren vælges af generalforsamlingen.
Stk. 3: Alle vælges for 1 år ad gangen.
Stk. 4: Det tilstræbes, at formand og kasserer ikke bliver skiftet på én gang.
Stk. 5: Suppleanter vælges for ét år af gangen. Der vælges 1-2 suppleanter.

12. Konstituering, møder og forretningsorden

Stk. 1: Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand, samt finde bilagskontrollant.
Stk. 2: Bestyrelsen afholder møder så ofte, det er fornødent, dog mindst ét i hvert kvartal.
Dagsorden for møderne skal mindst indeholde følgende punkter:
Formalia
Meddelelser
Forslag
Men derudover fastlægger bestyrelsen selv sin forretningsorden.

Stk. 3: Ethvert forslag fra et medlem, der kommer bestyrelsen i hænde, skal fremlægges under
punkt 3 på det næste bestyrelsesmøde.

Stk. 4: Bestyrelsen kan nedsætte udvalg med bemyndigelse til specielle opgaver.
Stk. 5: Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst ¾ af bestyrelsesmedlemmerne er tilstede.
Stk. 6: Bestyrelsen træffer sine afgørelser ved afstemning. I tilfælde af stemmelighed, er formandens stemme afgørende.
Stk. 7: Bestyrelsen kan, på ethvert bestyrelsesmøde, ekskludere et bestyrelsesmedlem, fra bestyrelsen, hvis følgende betingelser er opfyldt:
Bestyrelsesmedlemmet er udeblevet fra bestyrelsesmøder, som er korrekt indkaldt, mindst 3 gange uden at melde afbud.
Bestyrelsesmedlemmet skal have modtaget to skriftlige advarsler forinden, og have mulighed for at blive hørt på et bestyrelsesmøde.
Der skal i bestyrelsen være 2/3 flertal for eksklusionen.

13. Tegningsret

Stk. 1: Foreningen kan tegnes af kassereren op til 1500kr. pr. måned. Ved større beløb skal en godkendelse fra mindst ¾ af bestyrelsen foreligge. Denne godkendelse er ikke nødvendig ved de af bestyrelsen godkendte faste udgifter.
Stk. 2: Kassereren har overfor generalforsamlingen ansvaret for foreningens midler.
Stk. 3: Bestyrelsen har det overordnede ansvar for foreningens beholdninger.

14. Regnskab

Stk. 1: Den af generalforsamlingen valgte kasserer fører på bestyrelsens vegne et bogholderi og regnskab, der til enhver tid udviser klubbens drift og økonomiske stilling på en overskuelig måde.
Stk. 2: Regnskabsåret følger kalenderåret.
Stk. 3: Regnskabet revideres af de valgte bilagskontrollanter, der til enhver tid kan forlange samtlige bilag og dokumentationen for kasse-, bank-, og girobeholdningen forevist.
Stk. 4: Samtidig med at regnskabet foreligger til foreningens årlige generalforsamling, skal påtegningen fra de valgte bilagskontrollant være påført.

15. Foreningens daglige drift

Stk. 1: Bestyrelsen skal nedsætte et forretningsudvalg, bestående af formanden, næstformanden samt yderligere bestyrelsesmedlemmer.
Stk. 2: Forretningsudvalget er berettiget til at handle på klubbens vegne i mindre sager, der ikke tåler udsættelse, men har i så fald at forelægge sagen til godkendelse for bestyrelsen på førstkommende møde.

16. Vedtægtsændringer

Stk. 1: Til ændring af foreningens vedtægter kræves at mindst 2/3 af generalforsamlingens stemmer for ændringen.
Stk. 2: Udkast til vedtægtsændringer skal udsendes til medlemmerne senest 1 uge før generalforsamlingen.

17. Opløsning af foreningen

Stk. 1: Foreningen kan opløses, når forslaget er vedtaget på en ordinær generalforsamling og derpå ved urafstemning blandt foreningens medlemmer med mindst ¾ af de afgivne stemmer.
Stk. 2: Ved nedlæggelse af foreningen sælges foreningens materialer på en lukket auktion for medlemmerne. Denne auktion skal indkaldes skriftligt til alle medlemmer, senest 7 dage før.
Stk. 3: På den generalforsamling, hvor foreningens opløsning vedtages, skal der tages bestemmelse om hvilket almennyttigt formål, foreningens formue skal skænkes til. Tilskud givet af Frederikshavn kommune går tilbage til kommunen og i tilfælde af uenighed om de resterende værdier, går disse også til Frederikshavn kommunes fritids- og kultur forvaltning.

18. Vedtagelse og senere ændringer

Stk. 1: Vedtægterne for FFLR blev vedtaget d. 22. april 2003 på den stiftende generalforsamling.
Stk. 2: Opdatering af vedtægterne er blevet foretaget på generalforsamlingen d. 23. februar 2016.
Stk. 3: Opdatering af vedtægterne er blevet foretaget på den ekstraordinære generalforsamlingen d. 25. august 2016.
Stk. 4: Ændring af foreningens navn fra fflr til Fantastica samt opdatering af vedtægterne er blevet foretaget på generalforsamlingen d. 5. marts 2017.
Stk. 5: Tilføjet alle bestyrelsesmedlemmerne skal være medlem. Opdatering af vedtægterne er blevet foretaget på den ekstraordinære generalforsamling d. 24. juni 2018.